Одна из обязанностей руководителя предприятия — создание для сотрудников условий труда, отвечающих требованиям безопасности. Все действия в этом направлении фиксируются в документообороте, ведение которого преследует две цели: осуществлять контроль охраны труда при выполнении рабочих задач и выявлять случаи несоответствия осуществляемой деятельности требованиям безопасности.
Делопроизводство по ОТ: этапы
- Формирование специального подразделения и назначение должностных лиц, несущих ответственность за безопасность труда
Осуществлять руководство службой охраны труда может как специалист, совмещающий эту должность со своей основной, так и непосредственный руководитель предприятия.
В случае, если в штате организации трудится более пятидесяти человек, рекомендуется вводить отдельную штатную единицу для осуществления руководства подразделением. - Прием сотрудников и инструктаж
Специалист по кадрам при трудоустройстве должен проверить, есть ли у нового работника все необходимые допуски и готов ли он к выполнению новых должностных обязанностей. Прием новых кадров производится в соответствии с нормативными актами и государственными требованиями, касающимися охраны труда. - Осуществление мер по охране труда
В качестве таких мер могут применяться регулярный мониторинг условий осуществления рабочего процесса, плановые и внеурочные проверки, а также пересмотры инструкций по охране труда.
Регламентируют нормативы, которым должны соответствовать трудовые условия, тексты федеральных законов, постановления правительства, положения ГОСТов и санитарных правил.
Функции документооборота по ОТ
Делопроизводство по охране труда на предприятии осуществляет такие системообразующие функции, как:
- Мониторинг соблюдения нормативов и требований законодательства по охране труда;
- Создание обучающих программ для сотрудников с учетом требований безопасности труда;
- Контроль соблюдения правил эксплуатации оборудования, инструментов и средств производства;
- Формирование списка опасных работ с присвоением категории опасности;
- Формирование инструкций по охране труда и проведение инструктажа работников;
- Мониторинг знаний и навыков осуществления безопасного труда у сотрудников предприятия;
- Консультирование работников по любым вопросам, касающимся безопасного ведения трудовой деятельности.
Правила составления документации по охране труда
Документооборот по ОТ
Делопроизводство по охране труда на предприятии опирается на широкий круг материалов, которые условно можно разделить на четыре группы:
- Документы по управлению предприятием;
- Документы по охране труда в отдельных подразделениях;
- Материалы по обеспечению безопасности труда на рабочих местах;
- Внешние материалы по охране труда.
Список документов, регламентирующих охрану труда на предприятии, будет зависеть от специфики сферы его деятельности. В частности, в комплект документов по ОТ могут включаться:
- Положения об охране труда;
- Приказы о формировании комитетов и комиссий по охране труда;
- Приказы по организации обучения;
- Инструкции по обеспечению безопасности труда;
- Программы, планы, журналы инструктажей;
- Планы, программы, графики обучения ОТ;
- Анкеты и протоколы анализа знаний;
- Журнал мониторинга охраны труда;
- Список участников и график прохождения медицинских осмотров;
- Сведения об аттестации рабочих мест;
- Перечни работ и рабочих мест, отличающихся повышенной опасностью;
- Перечень допусков на особые категории работ.
Характерные черты документооборота
В процессе делопроизводства по охране труда в организации необходимо уделять внимание следующим особенностям:
- Организация может вести документооборот самостоятельно либо пользоваться помощью стороннего предприятия, но в любом случае он должен соответствовать требованиям государственного национального стандарта 7.0.97-2016 и оформляться в едином стиле;
- Если вводятся новые единицы техники или транспорта, внедряются новые технологии, имели место нештатные ситуации или вносились изменения в документацию по охране труда, то необходимо пересмотреть и скорректировать действующие на предприятии инструкции;
- При создании отдела по охране труда необходимо выпустить положение о кадровой службе и подготовить должностные инструкции для всех работников нового подразделения;
- Должности, появляющиеся в подразделении, отвечающем за охрану труда на предприятии, должны внедряться посредством коррекции штатного расписания.
Внутренняя отчетность по ОТ
Внутрикорпоративная документация по охране труда на предприятии может быть представлена отчетами, которые включают следующие данные:
- Об осуществляемых на предприятии работах;
- О выполнении требований нормативов;
- О применяемых мерах контроля;
- О распоряжениях и приказах;
- О приостановке и возобновлении работы оборудования;
- О производственных авариях и травмах;
- О повышении уровня квалификации отдельными сотрудниками;
- О привлечении к ответственности.
Хранение документации по ОТ
Вопросы хранения документов по охране труда находятся в ведении специалиста по ОТ. Срок, в течение которого должна сохраняться документация, зависит от типа документа:
- Отчетность по специальной оценке условий труда хранится до 75 лет;
- Перечень работников, осуществляющих опасную трудовую деятельность, — до 75 лет;
- Перечни сведений по нештатным ситуациям, травматизму, авариям и другим случаям — до 45 лет;
- Допуски к работе в зонах с опасными производственными факторами — до 45 лет;
- Учебные материалы, инструкции — 5 лет;
- Инструктажи и журналы охраны труда — 5 лет;
- Сертификаты и другая информация о подтверждении безопасности труда — 5 лет;
- Переписка и другие письменные свидетельства по охране труда на предприятии — 5 лет.
